Unapojiunga na huduma zetu kupitia majukwaa yetu ya mtandaoni, kama sehemu ya mchakato wa usajili, tunakusanya taarifa binafsi unazotupatia kama vile jina lako, nambari ya kitambulisho cha kitaifa, anwani ya makazi, anwani ya barua pepe na nambari ya simu.

Unapotembelea majukwaa yetu ya mtandaoni, tunapokea moja kwa moja anwani ya Itifaki ya Mtandao (IP) ya kompyuta yako, ambayo hutupa taarifa zinazotusaidia kuelewa aina ya kivinjari na mfumo wa uendeshaji unaotumia.

Barua pepe, masoko ya SMS (ikiwa inafaa): Tunaweza kukutumia barua pepe au SMS kuhusu huduma zetu, bidhaa mpya na sasisho mengine.

Tunapataje idhini yako?
Unapotupatia taarifa zako binafsi ili kukamilisha muamala, tunatumia taarifa hiyo kuhakiki historia yako ya mikopo, kustahiki kwako, kushughulikia uthibitishaji wa data kupitia hifadhidata za watu wengine na kupanga utoaji au kurejesha bidhaa. Tunadhani kwamba, kwa kukubali masharti na vigezo kwenye majukwaa yetu ya kidijitali, unakubali sisi kukusanya taarifa hii na kuitumia kwa kusudi hilo tu.

Iwapo tutahitaji taarifa zako binafsi kwa sababu nyingine, kama masoko, tutakuomba idhini yako moja kwa moja au kukupa fursa ya kukataa.

Ninawezaje kuondoa idhini yangu?
Iwapo baada ya kukubali ukabadili mawazo, unaweza kuondoa idhini yako ya sisi kuwasiliana nawe, kukusanya, kutumia au kufichua taarifa zako wakati wowote kwa kuwasiliana nasi kupitia inquiry@kollektaafrica.com au kututumia barua kwa: Kollekta Africa Limited, 172 Chwaku Street, Mikocheni, Dar es Salaam, Tanzania.

Tunaweza kufichua taarifa zako binafsi endapo tutahitajika kisheria kufanya hivyo au endapo utakiuka Masharti yetu ya Huduma.

1. Madhumuni
Kollekta (“Mfumo”, “sisi”) inajitolea kulinda taarifa binafsi kwa kufuata kanuni zinazotambulika kimataifa za faragha na usalama, ikiwemo uhalali wa kisheria, haki, uwazi, ukomo wa madhumuni, upunguzaji wa taarifa, usahihi, ukomo wa uhifadhi, uadilifu na usiri. Sera hii inaeleza namna taarifa binafsi zinavyokusanywa, kuchakatwa, kulindwa na kusimamiwa katika huduma zote za Kollekta.

2. Majukumu na Dhamana
Kwa mujibu wa sheria za ulinzi wa taarifa:
• Wasajili (Subscribers) hutenda kama Wadhibiti wa Taarifa (Data Controllers) kwa taarifa zote za wadaiwa, wateja au wahusika wengine wanazopakia kwenye Mfumo.
• Kollekta hutenda kama Mchakataji wa Taarifa (Data Processor / Mtoa Huduma) na hufanya kazi kwa mujibu wa maelekezo ya Msajili na wajibu wa kimkataba.
Wasajili huamua madhumuni na msingi wa kisheria wa uchakataji wa taarifa.

3. Msingi wa Kisheria wa Uchakatwaji wa Taarifa
Kollekta huchakata taarifa pale Msajili anapofungua akaunti, kupakia taarifa kwenye majukwaa yetu, na kwa mujibu wa maelekezo yaliyoandikwa kutoka kwa Wasajili, kulingana na:
• Mikataba husika
• Wajibu wa kisheria
• Maslahi halali ya kibiashara ya Msajili
• Ridhaa ya wazi pale sheria inapohitaji
Kollekta haichagui kwa uhuru msingi wa kisheria wa kuchakata taarifa za Wasajili.

4. Wajibu wa Msajili kuhusu Taarifa Binafsi
Wasajili wanakiri na kukubali kuwa wana wajibu kamili wa kuhakikisha kuwa taarifa binafsi au nyeti zinazopakiwa, kuingizwa au kuchakatwa kupitia Mfumo wa Kollekta ni sahihi, zimekusanywa, kushughulikiwa na kutumwa kwa kuzingatia kikamilifu sheria husika za ulinzi wa taarifa na faragha katika mamlaka zao. Hii inajumuisha, lakini siyo tu, matumizi ya ufichaji (masking), uhariri wa kuficha (redaction), upunguzaji wa taarifa, na ukaguzi wa uhalali wa uchakataji kabla ya kupakia taarifa hizo kwenye Mfumo.
Ingawa Kollekta hutoa maeneo mbalimbali ya taarifa ili kusaidia shughuli za ukusanyaji wa madeni katika sekta zilizo chini ya udhibiti na zisizo chini ya udhibiti, Wasajili hubaki kuwa Wadhibiti wa Taarifa kwa taarifa zote za wadaiwa wanazowasilisha na wanapaswa kuhakikisha ni taarifa zinazoruhusiwa tu kisheria ndizo zinazoshirikiwa.
Kollekta itatumia juhudi za kibiashara zinazokubalika kutekeleza viwango vya sekta vya usalama, ufichaji, usimbaji fiche (encryption) na mbinu za “faragha-kwa-muundo” (privacy-by-design), lakini Mfumo hautafsiri, kutekeleza wala kuhakikishia utii wa matakwa mahususi ya kisheria ya kila nchi kwa niaba ya Wasajili.
Kila Msajili ana wajibu binafsi wa kuthibitisha kuwa matumizi yake ya Mfumo — ikiwemo aina, wigo na kiasi cha taarifa zinazopakiwa — yanafuata wajibu wote wa kisheria, kiudhibiti na kimkataba unaotumika katika nchi, sekta au tasnia yake.

5. Hatua za Usalama wa Taarifa
Kollekta hutekeleza kinga stahiki za kiufundi na kiutawala, ikiwemo:
• Usimbaji fiche wakati wa usafirishaji na wakati wa kuhifadhi
• Uthibitishaji salama na udhibiti wa ufikiaji kwa kuzingatia majukumu
• Kumbukumbu za shughuli na nyayo za ukaguzi
• Utenganishaji wa taarifa kati ya wateja (multi-tenant isolation)
• Vipengele vya ufichaji wa taarifa
• Upimaji na ufuatiliaji wa mianya ya kiusalama mara kwa mara
Wasajili wanatambua kuwa hakuna mfumo unaoweza kuhakikishiwa kuwa salama kwa asilimia 100.

6. Uhifadhi na Muda wa Kuhifadhi Taarifa
Taarifa huhifadhiwa kwa muda unaohitajika kwa mujibu wa maelekezo ya Msajili, wajibu wa kimkataba au matakwa ya kisheria. Wasajili wana wajibu wa kuweka vipindi vya uhifadhi vinavyofuata sheria.
Baada ya kusitishwa kwa usajili, taarifa zitafutwa au kurejeshwa kwa mujibu wa maelekezo ya Msajili, isipokuwa pale sheria inahitaji zihifadhiwe.

7. Uhamishaji wa Taarifa Kuvuka Mipaka
Kollekta inaweza kuchakata taarifa katika mamlaka zaidi ya moja ili kutoa huduma. Wasajili wana wajibu wa kuhakikisha kuwa uhamishaji wa kimataifa wa taarifa unaruhusiwa kisheria chini ya sheria zao za ndani, ikijumuisha matumizi ya Masharti Sanifu ya Kimkataba (SCCs) au mbinu nyingine zilizoidhinishwa pale inapohitajika.

8. Haki za Wahusika wa Taarifa
Kollekta huwasaidia Wasajili, pale inapowezekana kiteknolojia, kujibu:
• Maombi ya kupata taarifa
• Maombi ya kusahihisha taarifa
• Maombi ya kufuta taarifa
• Maombi ya kuzuia au kupinga uchakataji
• Maombi ya uhamishaji wa taarifa
Wasajili hubaki na wajibu kamili wa utii wa kisheria kwa masharti hayo.

9. Usimamizi wa Ukiukwaji wa Usalama
Kollekta ina taratibu za kukabiliana na matukio ya kiusalama na itawaarifu Wasajili kuhusu ukiukwaji uliothibitishwa wa taarifa bila ucheleweshaji usio wa lazima. Wasajili wana wajibu wa kutoa taarifa kwa mamlaka husika na wahusika wa taarifa kwa mujibu wa sheria zao za ndani.

10. Kifungu cha Utekelezaji wa Biashara/ Ndani ya Taasisi (Enterprise Solution)
Kwa mashirika yanayofanya kazi katika mazingira yaliyo chini ya udhibiti au mamlaka zinazohitaji taarifa kuhifadhiwa ndani ya nchi, Kollekta hutoa Mfano wa Utekelezaji wa Kibiashara unaoruhusu Wasajili kuendesha Mfumo kikamilifu ndani ya miundombinu yao au wingu binafsi Enterprise Solution).

Katika mfano huu, Msajili hubaki na udhibiti na wajibu kamili wa uhifadhi, usalama, uchakataji wa taarifa na utii wa kanuni za ndani zinazotumika.

Wasajili wanaweza kuwasiliana nasi kupitia support@kollektaafrica.com kuomba suluhisho za upangishaji wa ndani ya nchi na za kibiashara.

1. Lengo la Makubaliano
Makubaliano haya yanasimamia uchakataji wa taarifa binafsi na Kollekta kwa niaba ya Msajili.

2. Maelekezo
Kollekta itachakata taarifa binafsi baada ya usajili, ufunguzi wa akaunti na upakiaji wa taarifa kwenye jukwaa letu, na kwa msingi wa maelekezo yaliyoandikwa ya Msajili, isipokuwa inapohitajika vinginevyo kisheria.

3. Usiri (Confidentiality)
Kollekta inahakikisha kuwa wafanyakazi wote walioidhinishwa kuchakata taarifa binafsi wanawajibika chini ya masharti ya usiri.

4. Usalama wa Uchakatwaji
Kollekta itatekeleza hatua stahiki za kiufundi na kiutawala kulinda taarifa binafsi, ikijumuisha:
• Usimbaji fiche (Encryption)
• Udhibiti wa ufikiaji (Access controls)
• Ufiche wa taarifa na utambulisho bandia (Data masking na pseudonymisation)
• Ufuatiliaji wa usalama wa ngazi nyingi (Multi-layer security monitoring)
• Mbinu salama za uendelezaji wa mifumo (Secure development practices)

5. Wachakataji Wasaidizi (Sub-Processors)
Kollekta inaweza kuteua wachakataji wasaidizi kusaidia miundombinu, upangishaji (hosting), uchambuzi wa takwimu, ujumbe na huduma nyingine za usaidizi. Kollekta itaweka masharti sawia ya ulinzi wa taarifa kwa wachakataji hao.

6. Maombi ya Wahusika wa Taarifa
Kollekta itamsaidia Msajili, pale inapowezekana kwa busara, kujibu maombi ya wahusika wa taarifa.

7. Taarifa ya Ukiukwaji wa Taarifa
Kollekta itamjulisha Msajili bila ucheleweshaji usio wa lazima mara itakapobaini ukiukwaji wa taarifa binafsi.

8. Ukaguzi (Audits)
Kwa notisi ya busara, Wasajili wanaweza kufanya ukaguzi wa utii wa Kollekta, kwa kuzingatia ulinzi wa usalama na usiri.

9. Kufuta au Kurejesha Taarifa
Baada ya kusitishwa kwa huduma, Kollekta, kwa hiari ya Msajili, itafuta au kurejesha taarifa binafsi, isipokuwa pale uhifadhi unahitajika kisheria.

10. Ugawaji wa Uwajibikaji
Kwa kiwango cha juu kinachoruhusiwa kisheria:
• Wasajili hubaki na jukumu kamili la ukusanyaji halali wa taarifa na utii wa kanuni.
• Uwajibikaji wa Kollekta umewekewa kikomo kwa ukiukwaji unaotokana moja kwa moja na kushindwa kwake kutekeleza kwa wakati hatua za kiufundi na kiutawala baada ya kufahamu ukiukwaji huo.

11. Kanusho la Kisheria
Kollekta haitoi ushauri wa kisheria na haihakikishi kuwa Jukwaa litawezesha utii kamili wa matakwa ya kanuni mahususi za kila mamlaka. Wasajili wanahimizwa kupata ushauri huru wa kisheria kuhusu majukumu yao ya ulinzi wa taarifa.

Majukwaa yetu yanahostiwa na watoa huduma mbalimbali. Wanaweza kutupatia jukwaa la biashara mtandaoni linaloturuhusu kuuza bidhaa na huduma zetu kwako.

Taarifa zako zinahifadhiwa kupitia hifadhi ya data ya Kollekta, mifumo ya hifadhidata na programu ya jumla ya Kollekta.

Wanahifadhi taarifa zako kwenye seva salama iliyo nyuma ya mfumo wa kinga.

Malipo: Ikiwa utaamua kutumia njia ya malipo ya moja kwa moja kukamilisha ununuzi wako, basi Kollekta itahifadhi data yako ya kadi ya mkopo au njia nyingine za malipo. Taarifa hizo zinakuwa za siri (encrypted). Taarifa za muamala wako wa ununuzi zinawekwa tu kwa muda unaohitajika kukamilisha ununuzi wako. Baada ya kukamilika, taarifa za muamala wako wa ununuzi zitafutwa.

Ili kupata maelezo zaidi, unaweza pia kusoma Masharti ya Huduma ya Kollekta au Taarifa ya Faragha.

Kwa ujumla, watoa huduma wa tatu tunaotumia watakusanya, kutumia, na kufichua taarifa zako kwa kiwango kinachohitajika tu ili kuwezesha utoaji wa huduma wanazotupatia.

Hata hivyo, watoa huduma wengine wa watu wa tatu, kama vile Ofisi ya Marejeo ya Mikopo, njia za malipo na wahusika wengine wa usindikaji wa muamala, wana sera zao za faragha kuhusu taarifa tunazohitajika kupokea au kuwasilisha kwao kwa ununuzi wako.

Kwa watoa huduma hawa, tunapendekeza usome sera zao za faragha ili uelewe jinsi taarifa zako binafsi zitakavyoshughulikiwa na watoa huduma hawa.

Kwa hasa, kumbuka kwamba watoa huduma wengine wanaweza kuwa na makao au vituo vya kazi vilivyoko katika eneo tofauti na wewe au sisi. Hivyo basi, ikiwa utaamua kuendelea na muamala unaohusisha huduma za mtoa huduma wa watu wengine, basi taarifa zako zinaweza kuwa chini ya sheria za eneo ambalo mtoa huduma huo au vituo vyake viko.

Kwa mfano, ikiwa uko Canada na muamala wako unashughulikiwa na njia ya malipo iliyo katika Marekani, basi taarifa zako binafsi zinazotumika kukamilisha muamala huo zinaweza kufichuliwa chini ya sheria za Marekani, ikiwa ni pamoja na Sheria ya Patriot.

Mara tu unapoondoka kwenye majukwaa yetu ya mtandaoni au unaporudishwa kwenye tovuti au programu ya mtu mwingine, hauko tena chini ya Sera hii ya Faragha au Masharti ya Huduma ya jukwaa letu la mtandaoni.

Viungo

Unapobofya viungo kwenye majukwaa yetu ya mtandaoni, vinaweza kukuelekeza mbali na tovuti zetu. Hatuhusiki na taratibu za faragha za tovuti zingine na tunakuhimiza usome taarifa zao za faragha.

Ili kulinda taarifa zako binafsi, tunachukua tahadhari zinazofaa na kufuata mbinu bora za tasnia kuhakikisha hazipotei, kutumiwa vibaya, kufikiwa, kufichuliwa, kubadilishwa au kuharibiwa isivyo sahihi.

Ikiwa utatupatia taarifa zako za kadi ya mkopo, taarifa hizo zitafichwa kwa kutumia teknolojia ya Secure Socket Layer (SSL) na kuhifadhiwa kwa usimbuaji wa AES-256. Ingawa hakuna mbinu ya usafirishaji kwenye mtandao au uhifadhi wa elektroniki ambayo ni salama kwa asilimia 100, tunafuata mahitaji yote ya PCI-DSS na kutekeleza viwango vingine vya kawaida vilivyokubaliwa na tasnia.

Tunahifadhi haki ya kubadilisha sera hii ya faragha wakati wowote, hivyo tafadhali angalia mara kwa mara. Mabadiliko na ufafanuzi yataanza kutumika mara moja baada ya kuwekwa kwenye majukwaa yetu ya mtandaoni.

Ikiwa tutafanya mabadiliko makubwa katika sera hii, tutakujulisha hapa kwamba imeboreshwa, ili uweze kujua ni taarifa gani tunazokusanya, jinsi tunavyotumia, na katika hali gani, ikiwa zipo, tunatumia na/au kufichua.

Ikiwa kampuni yetu itachukuliwa au kuunganishwa na kampuni nyingine, taarifa zako zinaweza kuhamishiwa kwa wamiliki wapya ili tuweze kuendelea kuwauzia bidhaa.

Maswali na taarifa za mawasiliano
Ikiwa ungependa: kupata, kurekebisha, kubadilisha au kufuta taarifa zozote za kibinafsi tulizonazo kuhusu wewe, kuwasilisha malalamiko, au unataka tu taarifa zaidi, wasiliana na Afisa wetu wa Utekelezaji wa Faragha kupitia barua pepe: inquiry@kollektaafrica.com au kwa barua kwa:
Kollekta Africa Limited,
[Re: Afisa wa Utekelezaji wa Faragha]Dar es Salaam, Tanzania.

1. Uhusiano wa Sera
Sera hii itasomwa pamoja na Sera Kuu ya Faragha ya Kollekta Africa.

2. Taarifa Tunazokusanya
Tunakusanya taarifa zinazotusaidia kutoa huduma zetu kwa ufanisi, zikiwemo:
2.1. Taarifa za utambulisho binafsi (jina, barua pepe, namba ya mawasiliano, anwani).
2.2. Taarifa za miamala na malipo.
2.3. Taarifa za kifaa na matumizi (anwani ya IP, muda wa matumizi, n.k.).

3. Jinsi Tunavyotumia Taarifa Zako
Tunatumia taarifa zako kwa madhumuni yafuatayo:
3.1. Kutengeneza na kusimamia akaunti yako.
3.2. Kuwezesha minada, zabuni na miamala.
3.3. Kushirikisha kwa kiasi cha chini cha taarifa na washirika wa usafirishaji kwa madhumuni ya utoaji wa bidhaa pekee.
3.4. Kuzuia udanganyifu na kuhakikisha uendeshaji salama wa mfumo.
3.5. Kuboresha uzoefu wa mtumiaji na vipengele vya jukwaa.

4. Ushirikishwaji wa Taarifa na Usalama
4.1. Taarifa zinazoshirikiwa na wauzaji au washirika wa uwasilishaji huwekewa kikomo kwa madhumuni ya utekelezaji wa huduma hiyo pekee.
4.2. Wauzaji wamezuiwa kabisa kutumia taarifa hizi kwa matangazo, uuzaji wa nje au shughuli zozote zisizoruhusiwa.
4.3. Taarifa zote za watumiaji hufichwa kwa njia ya usimbaji fiche na huhifadhiwa kwa usalama.
4.4. Obidding haiuzi wala kubadilishana taarifa za watumiaji na wahusika wengine wa tatu.

5. Vidakuzi (Cookies) na Takwimu za Matumizi
Obidding hutumia vidakuzi na zana za uchambuzi ili kuboresha utendaji, kufuatilia utendaji wa jukwaa na kubinafsisha uzoefu wa mtumiaji. Unaweza kuzima vidakuzi, lakini baadhi ya vipengele vya jukwaa huenda visifanye kazi ipasavyo.

6. Uhifadhi wa Taarifa
Tunaihifadhi taarifa kwa muda unaohitajika tu kutimiza majukumu ya kiutendaji na kisheria. Unaweza kuomba kufutwa kwa taarifa zako baada ya kufungwa kwa akaunti, kulingana na matakwa ya kisheria.

7. Haki za Watumiaji
Watumiaji wana haki ya:
7.1. Kufikia taarifa zao binafsi.
7.2. Kuomba marekebisho au ufutaji wa taarifa.
7.3. Kuondoa ridhaa kwa mawasiliano yasiyo ya lazima.

8. Ukiukwaji na Utekelezaji
Obidding ina haki ya:
8.1. Kusimamisha au kufuta akaunti kwa ukiukwaji wa faragha au matumizi mabaya ya taarifa za wateja.
8.2. Kutoza faini au kuzuia malipo ya muuzaji pale tabia isiyofaa inapothibitishwa.

9. Mawasiliano
Kwa maswali, masuala ya faragha au maombi ya taarifa, wasiliana kupitia:
Barua pepe: inquiry@kollektaafrica.com
Tovuti: www.kollektaafrica.com